Database Management System ( DBMS ) adalah sebuah program yang diatur untuk pengguna yang menyediakan peralatan untuk menambahkan, menghapus, mengakses, dan menganalisa data yang diletakkan pada satu lokasi. Salah satunya adalah Student Data Management merupakan database yang telah dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan praktis untuk mengelola data tentang siswa. Selain itu, ia menyediakan keamanan di tingkat produk serta tingkat pengguna. Desainnya berkonsentrasi pada 2 jenis pengguna administrator dan siswa.
Student Data Management memungkinkan Lembaga Pendidikan untuk meningkatkan efisiensi, menghilangkan kesalahan manusia dan meyediakan akses cepat ke data yang relevan. Database ini mengikuti aliran acara khas terlihat dalam sistem tersebut. Database terutama adalah dari sudut pandang mahasiswa. Karena siswa adalah pusat dari sistem, semua catatan berbagai database berputar di sekitar kegiatan mahasiswa. Beberapa kategori independen lain data termasuk fasilitas perpustakaan, fest, olahraga, kegiatan budaya & asosiasi alumni.
Semua informasi tersebut membantu satu dan semua untuk mengetahui tentang kemajuan yang dicapai oleh lembaga. Setiap siswa dapat diberikan perhatian khusus dengan mengetahui kinerja dalam database. Dan jika organisasi mampu untuk meletakkannya di LAN maka masih menambah fleksibilitas lebih bagi staf organisasi.
Peran Information System
Pada awal prosesnya semua bagian akan menyalurkan data yang
mereka miliki, mulai dari bagian transportasi, jasa makanan, perpustakaan, dan
lain-lain. Kemudian data tersebut disimpan dalam gudang data yang telah
tersedia yang akan menghubungkan semua data dan informasi ketika dibutuhkan dan
memiliki sistem keamanan dalam pengaksesannya. Dan hasil akhirnya terdapat instruksi serta
perkembangan siswa secara berkelanjutan dan laporan tersebut dapat diakses oleh
semua orang. Laporan tersebut membantu dalam menginformasikan instruksi dan
mengalokasikan sumber dengan efektif. Hasil dari perkembangan siswa dapat dikumpulkan
terus menerus untuk kebutuhan informasi mendatang.
Analisa SWOT
Strength
Dengan menggunakan Student Data Management memudahkan pihak
sekolah sebagai administrator dan pihak siswa untuk mengakses data yang mereka
inginkan. Hal ini akan menambah efisiensi karena cepat dan tidak membuang
banyak waktu dibandingkan menggunakan administrasi secara tradisional.
Weakness
Kelemahan mungkin ada pada sosialisasi penggunaan database
tersebut sehingga terjadinya eror ketika sedang malakukan akses pada data
tersebut. Dan keamanan pun bis menjadi salah
satu hal yang dapat merugikan penggunaan database ini.
Opportunity
Peluang atau kesempatan yang akan didapatkan pun dengan
mengembangkan Student Data Management selain untuk penggunaan personal juga
dapat dijadikan lahan bisnis bagi pihak yang memiliki dasar Strategic Information
System.
Thread
Berkembangan Information
System yang ada jika tidak diiringi dengan kemampuan dalam mengembangkan
teknologi akan menyebabkan cross function antara user dengan server yang ada
sehingga dapat menjadi ancaman yang nyata. Terjadi perubahan alur kerja dan
akan memiliki dampak yang signifikan pada operasi sehari-hari jika tidak
dipertimbangkan secara cermat sebelum pelaksanaan.
